compte rendu reunion du 07/10/2005
Présents :Simone KARIM (ABCV) Franck PRUD'HOMME (VEV) Annick RICHARD Paul BALDACCHINO (VEV)
Excusés : Isabelle AGNELLI (VEV) Béatrice SCARCELLI (VEV) Felix FARRE Florence MOURY Chantal BONTOUX Absents : Gérard CAMPANA Gérard TROIN Sylvain CREVON Gisèle PAPPALARDO
DESIGNATION DES ORGANES DE REPRESENTATION ET DE GESTION :
La comptabilité sera assurée Conjointement par la Trésorière de l'ABCV, Mme Simone KARIM, la Trésorière de Village en Val, Béatrice SCARCELLI et la Trésorière du Collectif Autonôme, Mme Florence MOURY qui s'est proposée à ce poste. Restent à pourvoir la présidence et le secrétariat.
REPARTITION DES TACHES ET DESIGNATION DES RESPONSABLES : L'ABCV prend en charge : stand crêpes-gauffres-vin chaud + lacher de ballon + contacts avec chorale et country dance. L'ABCV fera l'avance des frais éventuels pour les activités dont elle a la charge et sera remboursée sur le montant de la recette du Téléthon Village en Val prend en charge : Le stand Merguez-Saucisses, la buvette, les contacts pour les manifestations sportives et les autres manifestations musicales. Village en Val fera l'avance des frais éventuels pour les activités dont elle a la charge et sera remboursée sur le montant de la recette du Téléthon.
ASSURANCES : C'est l'assurance du Lions Club, organisateur principal, qui couvre : la Responsabilité Civile, les Domages aux biens (sauf véhicules) et aux personnes ainsi que la Défense et recours. Une confirmation écrite nous parviendra dès le dépôt officiel de notre dossier auprès du Lions Club.
ETAT D'AVANCEMENT DES TRAVAUX : Béatrice SCARCELLI est venue nous donner l'accord de principe de la part des pompiers de Cagnes pour un véhicule. Il faut faire un courrier. Nous n'arrivons pas à avoir de réponse de l'US Cagnes à nos différents mails pour une animation sportive ou véhicules anciens. Il faudra peut être en arriver à démarcher dans les communes voisines. Mr SFERLAZZO devrait intervenir. Nous sommes en attente de la confirmation du groupe Rock YADA Le Hip Hop sera opérationel le Samedi après midi pour 2 représentations La Chorale sera opérationelle le Samedi pour l'apéritif La country nous offre deux spectacles différents dont un de SQUARE (?). Date et heures à déterminer. Nous aurons un bal le Vendredi soir Contact est pris avec un jeune sportif de Trampoline membre de l'équipe de France pour démonstration et tentative de reccord, éventuellement sur le parking d'Intermarché qui serait intéressé. Un contact est en cours par l'intermédiaire du bijoutier-horloger du Val Fleuri, père du jeune homme, membre de l'association des commerçants du Val Fleuri actuellement en sommeil. Reste à développer : les enchères aveugles, le maquillage pour enfants, les bagues, les objets fabriqués dans les écoles, la course au drapeau, les poneys, le magicien, la sécurité. (surveillance et premiers secours).
Idées abandonnées : pan bagna, vide grenier, course pedestre, piste de jim kana (?), trotinettes.
ORGANISATION : Pour la comptabilité, il a été jugé opportun c'est à dire plus pratique et plus sûr de fonctionner avec une caisse unique qui regroupe l'ensemble des activités. Chaque association sera ensuite remboursée le cas échéant des frais exposés. Des bons seront donnés en échange du paiement du prix de l'activité choisie. Il n'y aura donc pas d'argent dans les stands. Des bons de couleur différente pour chaque activité. Franck PRUD'HOMME se charge de faire une maquette des tickets. Il faudra ensuite choisir entre faire nous même ou acheter des tickets de type tombola. Aucun sponsor n'a été trouvé à ce jour. Il faut mettre en place une stratégie commerciale.
DIVERS :
rappel : Le Groupe de Pilotage fournit certains matériels comme les barnums, les chaises, les traiteaux, les podiums, l'éléctricité (mais pas les raccords), les support publicitaire (ballons, banderolles, affiches, médias), les navettes pour aller d'un site à un autre, du matériel sono, les ustensiles de restauration (gobelets, assiettes, couverts, serviettes, barquettes).
Le Maire peut prendre un arrêté interdisant la circulation sur la chaussée sud de la mairie annexe et le stationnement sur parkings contigus. Il faut le demander. Les deux salles de la mairie annexenous sont réservées pour le temps de la manifestation.
CE QUE J'AI FAIT ENTRETEMPS : Les commerçants du quartier sont invités à la prochaine réunion du 14/10 pour leur présenter le projet et envisager, avec ceux qui sont intéressés, les modalités de leur collaboration. Un cabinet médical et d'infirmiers du quartier sont également invités pour la sécurité.
